Como a IA lê faturas e as lança no ERP sozinha
Como funciona a leitura automática de faturas com inteligência artificial, do email ao ERP, o que é preciso preparar e onde continua a ser preciso confirmar.
Em muitas empresas, alguém passa horas por semana a abrir PDF de faturas de fornecedores e a copiar para o programa o NIF, a data, os valores e as taxas de IVA. É um trabalho necessário, repetitivo e onde um número trocado dá trabalho a corrigir mais tarde. É também um dos melhores sítios para começar a usar inteligência artificial.
Neste artigo explicamos como funciona, passo a passo, e o que convém preparar.
O que mudou com a IA
A leitura automática de documentos não é nova. Os sistemas de OCR existem há muitos anos, mas tinham um problema: cada fornecedor tem um modelo de fatura diferente e era preciso configurar "modelos" para cada um. Quando o fornecedor mudava o layout, deixava de funcionar.
Os modelos de IA atuais leem a fatura como uma pessoa leria: percebem que aquele número é o NIF do fornecedor, que aquela tabela são as linhas de produtos e que aquele valor é o total com IVA, mesmo num modelo que nunca viram. Isto torna a automação viável para empresas com dezenas ou centenas de fornecedores diferentes.
Como funciona, do email ao ERP
Um circuito típico tem cinco passos:
- Receção. As faturas chegam a um endereço de email próprio (por exemplo, faturas@empresa.pt) ou são guardadas numa pasta. O sistema recolhe-as automaticamente.
- Leitura. A IA extrai os dados: fornecedor, NIF, número e data da fatura, linhas, bases tributáveis, taxas de IVA, total e, quando existe, a referência da encomenda.
- Validação. Antes de lançar, o sistema confirma o que pode ser confirmado: o NIF existe na ficha de fornecedores? As contas batem certo (bases + IVA = total)? A fatura já foi lançada antes? Corresponde a uma encomenda aberta?
- Lançamento. Os dados validados são enviados para o ERP ou programa de faturação através da sua integração (API, ficheiro de importação ou ligação direta à base de dados, conforme o sistema).
- Confirmação humana. Uma pessoa vê uma lista com o que foi lido, compara com o PDF quando necessário e confirma com um clique. As faturas com dúvidas ficam destacadas.
O resultado é que a pessoa deixa de digitar e passa a verificar, o que é muito mais rápido e menos cansativo.
O que é preciso preparar
- Um ponto único de entrada. Se as faturas chegam a cinco caixas de email diferentes, o primeiro passo é centralizar.
- Ficha de fornecedores organizada. NIF e dados corretos ajudam a validar e a associar cada fatura ao fornecedor certo.
- Regras de classificação. Que conta, centro de custo ou projeto leva cada tipo de despesa? Muitas vezes estas regras só existem na cabeça de quem lança. Vale a pena escrevê-las; a IA pode depois sugerir a classificação com base nelas e no histórico.
- Uma forma de ligar ao ERP. A maioria dos programas de gestão tem API ou importação de ficheiros. Se não tiver, há quase sempre uma alternativa. É o tipo de trabalho que fazemos em integrações entre sistemas.
Onde a confirmação humana continua a fazer falta
A IA acerta na grande maioria dos documentos legíveis, mas há casos que pedem atenção:
- digitalizações de má qualidade ou faturas escritas à mão;
- documentos com várias faturas no mesmo PDF;
- notas de crédito e faturas retificativas;
- fornecedores novos, que ainda não existem na ficha;
- despesas difíceis de classificar.
Por isso recomendamos sempre que, pelo menos no início, alguém confirme cada lançamento. Com o tempo, a confirmação pode passar a ser só nas exceções.
Não é só para faturas
O mesmo princípio aplica-se a outros documentos que chegam todos os dias:
- encomendas de clientes em PDF ou no corpo do email, que passam diretamente a encomenda no sistema;
- guias de remessa e documentos de transporte;
- comprovativos de pagamento, associados à fatura certa;
- currículos e candidaturas, organizados por função.
Quando a leitura de documentos funciona bem numa área, alargar a outras é rápido.
Por onde começar
Comece por contar: quantas faturas de fornecedores recebe por mês e quanto tempo demora cada uma a lançar? Se forem algumas dezenas ou mais, a automação quase de certeza compensa.
Para um enquadramento mais geral, leia IA nas empresas: por onde começar sem gastar dinheiro à toa. Se quiser ver como ficaria na sua empresa, conheça o nosso trabalho em implementação de IA ou marque uma conversa gratuita de 20 minutos.
